La gestion des impayés

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  • Publié le . Paru dans Profession Assistant(e) Dentaire (page 23-25)
Information dentaire
Les impayés sont malheureusement connus dans la quasi-totalité des corps de métiers et les cabinets d’orthodontie n’y échappent pas.
• Quelles sont les solutions pour éviter les impayés ?
• Comprendre les raisons de l’impayé.
• Comment effectuer la relance des impayés ?
C’est à ces trois grandes questions que nous tenterons de répondre. En règle générale, ce travail est géré par l’assistante qui se trouve au secrétariat.

Quelles sont les solutions pour les éviter ?

Tout d’abord, pour éviter toute confusion ou incompréhension des honoraires, il est important d’expliquer au responsable financier le coût total du traitement et de s’assurer que ces informations ont bien été assimilées.
Dès le premier rendez-vous, lors de la consultation, l’assistante expliquera le déroulement du traitement en prenant appui sur le devis. Elle détaillera alors toutes les étapes du traitement avec le montant des honoraires et le montant du remboursement de la sécurité sociale cor­respondant. Elle mettra particulièrement l’accent sur le tarif semestriel en indiquant le nombre de fois qu’il sera à régler en fonction de la durée du traitement.
Ensuite, l’assistante demandera systématiquement au responsable financier d’envoyer la copie du devis à sa mutuelle afin qu’il connaisse exactement le montant à sa charge pour toute la durée du traitement. Cette étape est primordiale et permettra d’anticiper d’éventuels soucis au moment du réglement.
Malgré toutes nos explications, il nous est déjà arrivé que des parents soient surpris de devoir régler immédiatement un deuxième semestre dès le premier terminé. C’est donc lors de la pose de l’appareil, qu’un échéancier reprenant la totalité des honoraires sera remis au responsable financier.
L’assistante en profitera pour refaire le point sur les honoraires et échanger sur le remboursement de la mutuelle. Il sera alors judicieux de réorganiser les règlements au cas par cas lorsque le solde restant à charge est élevé.
Une copie de l’échéancier signée par le responsable financier sera conservée dans le dossier. Elle pourra être utilisée dans le cas d’objection de la part du patient.
Enfin, il est important de ne pas laisser s’accumuler trop de retard dans les règlements. L’assistante ne doit pas hésiter à téléphoner pour informer le responsable financier du défaut de règlement, qui la plupart…

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