Premier contact avec le cabinet d’orthodontie
Le premier contact d’un patient ou de son responsable légal se fait par différents canaux : téléphone, e-mail, site internet, fiche sur les réseaux sociaux, annuaires en ligne, etc.
L’avantage de l’appel téléphonique est l’échange direct avec l’équipe du cabinet et la possibilité de poser des questions. Malheureusement, à certains moments de la journée, les lignes peuvent être saturées. L’information donnée n’est pas constante et ces conversations sont chronophages. De plus, certains appels paraissent agressifs pour votre équipe, inopportuns (publicité non sollicitée) ou provoquent l’interruption du travail du secrétariat ou des assistant(e)s.
Notre site internet contient des informations très complètes sur le cabinet : présentation des praticiens, des soins d’orthodontie, des honoraires, des photos des locaux, etc. Ces informations ne peuvent être transmises par téléphone et aident souvent les patients à préparer leur premier rendez-vous.
61 % des consultations médicales sont issues des recherches par moteur de recherche, en tenant compte des avis (voir partie “Les orthodontistes et la e-reputation” à la fin de cet article), des photos, etc. Ce contact indirect doit néanmoins être combiné avec un appel téléphonique ou un e-mail.
Le contact à privilégier est l’e-mail. Le patient joint le cabinet à n’importe quelle heure, sans attente. Ces échanges laissent une trace conservable et archivable. Des informations peuvent être envoyées au patient soit par un lien vers le site du cabinet, soit par des fiches d’information adaptées à chaque situation, qui garantissent une information de qualité constante. Des réponses automatiques ou avec l’utilisation des e-mails types de réponses aident le secrétariat à traiter rapidement les e-mails. Des systèmes de classement permettent de trier rapidement les e-mails urgents, ceux destinés au secrétariat…
