« Faire partie de cette équipe est très stimulant. Mon poste d’assistante-coordinatrice implique à la fois une grande autonomie, mais aussi une collaboration constante avec mes collègues. C’est comme si, tous ensemble, nous formions une chaîne, dont chacun des maillons est indispensable. Voilà pourquoi je me plais ici depuis 23 ans ! »
Concrètement, dans ce cabinet, les deux coordinatrices sont chargées des tâches administratives et pédagogiques liées aux traitements. C’est-à-dire ? En orthodontie, les traitements s’étalent sur plusieurs mois, les rendez-vous sont nombreux. La communication avec les patients est à la fois indispensable et chronophage. Parce qu’ils sont longs et coûteux, les soins doivent être expliqués et discutés avec chaque patient. N’oublions pas aussi que la patientèle est composée en majorité d’enfants. Il est important de leur montrer l’utilité du traitement et la façon dont ils doivent contribuer à le mener à bien. Le tout avec un vocabulaire adapté bien sûr ! Autant de tâches très prenantes, que le praticien ne pourrait assumer seul, à moins de ne plus voir que quelques patients par jour ! Le Dr Motto a donc décidé d’instaurer une organisation qui lui permettrait de ne plus effectuer que les actes médicaux, et de déléguer l’administratif. Le tout, sous sa supervision constante bien entendu.
« Le Dr Motto est un praticien très enclin à confier des responsabilités, à faire confiance. Il a à cœur de mettre en place une équipe solide et responsable », explique Corinne. « Une fois que le diagnostic a été énoncé par le praticien, c’est donc à nous, les assistantes, de le présenter au patient, de répondre à ses questions, de fixer le calendrier des prochains rendez-vous, de détailler le devis et la prise en charge par la sécurité sociale. En outre, on assiste aussi le praticien au fauteuil, on se charge des réapprovisionnements, de la stérilisation, de l’accueil et de la position des patients en salle de soin… La prise de rendez-vous, la facturation et les comptes rendus aux confrères sont assurés par nos trois secrétaires ».
Voilà donc en tout 8 personnes qui, maîtrisant toutes les tâches fonctionnelles et administratives du cabinet, permettent de faire face à la très forte demande de soins orthodontiques. Le Dr Motto reçoit en moyenne 50 à 60 patients chaque jour, et jusqu’à 100 les mercredis !
Une telle gestion ne permet pas uniquement d’accueillir un grand nombre de patients. Elle sert aussi à faire face sereinement aux urgences. « Ici, on est tout le temps en mouvement ! Il faut être débrouillard, vif, et aimer les rythmes soutenus » explique Corinne avec enthousiasme. « L’adaptabilité est aussi de mise : au cours d’une même journée, on s’occupe à la fois d’enfants et d’adultes ».
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