S’il est difficile d’échapper à un contrôle de l’Urssaf*, contrairement à ce que beaucoup pensent, il est en revanche relativement simple de passer outre le redressement. En effet, ceux qui observent les règles avec rigueur n’ont rien à craindre. Et ceux qui, de bonne foi, se perdent dans la jungle de la réglementation ont toujours les moyens de s’expliquer. « Le contrôle permet aussi de garantir l’équité entre les cotisants en recherchant les éventuelles infractions en matière de dissimulation d’activité ou d’emploi salarié ; en consolidant les droits des salariés et en renforçant le jeu loyal de la concurrence. Il constitue également un moment privilégié pour prévenir les difficultés rencontrées dans l’application d’une réglementation complexe », rassure ainsi l’Urssaf. Il n’en reste pas moins que lorsque l’on reçoit un avis de contrôle, il est difficile de ne pas s’inquiéter. Pas de panique pour autant, il faut juste s’organiser.
1/ Préparation
Pour se mettre en situation de répondre à un contrôleur, vous disposez d’au moins deux semai- nes. Le temps de réunir les documents nécessaires et de vous rapprocher de votre expert-comptable. Lequel peut tout à fait être présent pour répondre aux demandes de l’administration ; d’ailleurs certains contrôles peuvent se dérouler chez lui. L’avis de contrôle vous informe de la date et de l’heure de la première visite de la vérification, de l’identité du ou des inspecteurs chargés du contrôle, de la liste des documents et supports à préparer. « En général, dans les petites entreprises, le contrôle Urssaf porte sur l’avant-dernier et l’avant avant-dernier exercices comptables. L’une des premières choses demandées est le registre unique du personnel. C’est un document sur lequel aucun compromis n’est possible », observe Julien Fraysse, expert-comptable du cabinet Oléane. Ce registre, comme tous les documents que souhaite vérifier l’administration, doit donc être prêt le jour J.
2/ Transparence
Comme la préparation, la transparence est de mise lors d’un contrôle. « Si l’on ne devait donner qu’un seul conseil en amont d’un contrôle, ce serait de ne pas chercher à cacher des choses. Il faut être le plus transparent possible, explique Julien Fraysse. La transparence implique d’être en règle. Par exemple, les contrats de travail, qui sont des documents contrôlés, doivent être à jour, et en phase avec les horaires travaillés. Il faut aussi s’assurer que les contrats de prévoyance sont à jour. » Les calculs et justificatifs des avantages en nature en lien avec le logement, les voitures de fonction ou autres cadeaux et avantages, comme les remboursements de frais et les sommes versées aux éventuels stagiaires, font en général aussi l’objet de vérifications scrupuleuses. Mieux vaut donc être en règle sur tous ces éléments. La transparence implique aussi d’être en mesure d’expliquer certains choix, c’est pourquoi l’expert-comptable est en général le bon interlocuteur de l’inspecteur. En effet, au-delà de la transparence, la bonne foi paye aussi. Expliquer simplement et avec assurance pourquoi et comment l’on a retenu telle ou telle façon de faire est ainsi la base d’un contrôle qui se déroule dans un esprit de confiance mutuelle.
3/ Discussion
Quelle que soit l’issue d’un contrôle Urssaf, le contrôleur est tenu d’envoyer un courrier dit « lettre d’observations » au dirigeant avec ses conclusions, même s’il n’a rien constaté d’anormal. « A réception de cette lettre, vous bénéficiez d’une période d’échange et de dialogue avec la personne chargée du contrôle pour discuter ses constats et ses observations », fait savoir l’Urssaf. Là encore, explications et modération seront vos meilleures alliées pour discuter avec l’administration. Dès réception de la lettre d’observations s’ouvre un temps de trente jours, dit « période contradictoire », durant lequel vous pouvez faire part de vos remarques, d’éléments nouveaux, ou de votre éventuel désaccord par courrier recommandé avec accusé de réception. L’inspecteur doit en retour vous adresser un autre courrier afin de notifier s’il entend maintenir ses remarques et ses sanctions ou s’il fait preuve de mansuétude. Et si le contrôle se solde par un crédit en faveur de la personne contrôlée, il est notifié et remboursé par l’organisme de recouvrement dans un délai maximum de quatre mois.
Reste encore une dernière étape pour contester : saisir la Commission de recouvrement amiable (CRA) de l’Urssaf auprès de laquelle il faudra avoir des arguments solides pour qu’elle mette fin à la procédure. Dans le cas contraire, l’ultime étape consiste à saisir le Tribunal des Affaires de la Sécurité Sociale (TASS).
* Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales.
Contrôle sur place ou sur pièces ?
Deux types de contrôle sont possibles : le contrôle sur place, qui se déroule dans les locaux du cabinet, avec la présence possible de l’expert-comptable, et le contrôle sur pièces, qui ne concerne que les employeurs occupant moins de 11 salariés et se déroule dans les locaux de l’Urssaf ou de la CGSS (Caisse Générale de Sécurité Sociale). Cette dernière procédure ne nécessite pas la présence de la personne contrôlée ou de son représentant. Quelle que soit la procédure retenue par l’administration, les périodes et documents contrôlés sont clairement demandés.
Documents fréquemment demandés
• Documents sociaux : bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, bulletins de salaires, dossiers du personnel, contrats de travail…
• Documents comptables : bilans, grands livres comptables…
• Documents fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition…
• Documents juridiques : statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud’hommes…
• Divers : justificatifs de frais (notes de restaurant, certificat d’immatriculation des véhicules…).
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