La planification des rendez-vous est la tâche la plus importante pour l’organisation des cabinets dentaires. Assurer un suivi optimisé de l’agenda permettra d’assurer à la fois un accompagnement rigoureux de vos patients et une meilleure qualité des soins.
Les rendez-vous sont généralement gérés au téléphone. Ce sont les assistant(e)s dentaires ou les secrétaires qui s’occupent de répondre aux nombreuses demandes des patients. Elles planifient les rendez-vous du cabinet en fonction des éléments recueillis. Cette mission est chronophage et parfois cause de stress.
Comment améliorer le quotidien de votre cabinet dentaire, pour vous permettre de gagner du temps en optimisant votre organisation ?
Certaines règles peuvent être suivies pour permettre d’avoir une bonne gestion des rendez-vous :
- Conseil #1 : Privilégier les groupements d’actes et les rendez-vous longs
Un chirurgien-dentiste assure en moyenne 14 rendez-vous par jour. Il consacrera dans cette journée environ 4 heures aux tâches non cliniques, soit 4 heures non facturées par jour.
Si la journée n’est composée que de 7 rendez-vous longs, les tâches non cliniques ne prennent en moyenne que 2 heures sur la journée. Privilégier le rendez-vous long permet une meilleure gestion. Cela donne le temps nécessaire aux processus non cliniques tout en s’assurant un confort de travail dans le quotidien du cabinet.
- Conseil #2 : Intégrer les urgences dentaires
Pour gérer les urgences, il est conseillé de laisser des créneaux horaires libres dans l’agenda afin de pouvoir intégrer les éventuelles urgences de la semaine, en fonction de l’activité du cabinet. On estime en moyenne à 2 ou 3 le nombre d’urgences dentaires dans une semaine.
- Conseil #3 : Prévoir les annulations et les retards
En moyenne, 7 à 8 annulations de dernière minute chaque mois perturbent l’organisation du cabinet. Un patient qui a reçu une notification de rappel de rendez-vous, a versé un acompte, qui connait son plan de traitement… a 2 fois moins de chance d’annuler ou de reporter son rendez-vous.
Faire le choix d’une application de messagerie pour faciliter les prises de rendez-vous !
Il est primordial que les cabinets dentaires choisissent des outils qui leur permettront de faciliter le contact avec leur patientèle. Pour favoriser les relations patients-dentistes Oralnum a développé une application innovante spécialisée dans la relation patient-cabinet.
Les patients disposent d’une application gratuite leur permettant de formuler leurs demandes de RDV à l’aide d’un questionnaire intelligent et intuitif, rédigé par des chirurgiens-dentistes. Les praticiens disposent d’un espace pour traiter les messages de leurs patients, gérer les prises de rendez-vous, les rappels de rendez-vous… Fini les longues minutes d’attente au téléphone.
Diminuer la pression du quotidien avec moins de téléphone est l’un des avantages majeurs d’Oralnum. Cela permet au cabinet d’accorder plus de temps en présentiel à leurs patients. Le traitement des demandes de rendez-vous rapide et simple via l’application. Avec des RDV mieux organisés, Oralnum vous donne les clés pour établir une communication de confiance et améliorer le lien avec votre patientèle.
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